El control de asistencia de promotores y seguimiento al plan de visitas del personal de campo es un pilar fundamental de la ejecución en punto de venta. Aquí te explicamos como aprovechar al máximo la tecnología GPS y las mejores prácticas para controlar la asistencia a distancia de forma ágil y confiable.
Un control confiable de promotores empieza con el uso adecuado del GPS (Sistema de Posicionamiento Global), el cual te permite ubicar en cualquier parte del mundo un dispositivo con esta característica. Existen diversas tecnologías para obtener la ubicación de un dispositivo, algunas se basan en redes celulares, otras en redes wi-fi y por último y como origen de todas ellas, está el GPS satelital. El GPS satelital a diferencia de los demás, no requiere estar conectado a internet, ni de señal celular o red inalámbrica, basta con estar a cielo abierto para poder ubicar al dispositivo en cualquier parte del mundo.
Hoy en día el GPS es utilizado en la mayoría de los sistemas de control de asistencia de personal de campo como son promotores, auditores, mercaderistas, activadores, etc. Este control de asistencia puede suceder inclusive sin internet ni señal de red alguna.
A continuación te presentamos algunos consejos y mejores prácticas para asegurar el control confiable y eficiente de asistencia utilizando el sistema GPS.
- Usar GPS satelital: Para que un sistema de control de asistencia a distancia sea veloz y confiable al momento de realizar un check-in (entrada a tienda), el hardware como podrían ser teléfonos, tabletas, relojes, etc. debe contar con un chip GPS satelital. De esta forma aseguras que el proceso sea rápido y genere información veraz, además no dependerá de la señal de tu carrier o de la disponibilidad de redes para obtener una coordenada precisa.
- Bloquear ubicaciones falsas: Existen funciones y sistemas que permiten simular una ubicación. Estos sistemas que se pueden obtener de forma gratuita desde las tiendas de aplicaciones pueden simular una ubicación diferente a la real. Tu sistema de control de asistencia debe asegurarse de bloquear el uso de ubicaciones falsas y no permitir hacer check-in hasta no deshabilitar estas opciones del dispositivo.
- Ignorar la fecha y hora del sistema: Como parte de un proceso de control de asistencia se debe obtener además de la ubicación la fecha y hora correcta. Dado que la fecha y hora de un dispositivo se puede cambiar a decisión del usuario, es indispensable que el sistema a utilizar se asegure de validar la fecha y hora con un mecanismo independiente. Toma en cuenta que si la validación se hace a través de un sistema en la nube o internet, tendrás que implementar candados que te permitan hacer esta validación aun sin internet. Ya que no es una garantía que exista una conexión en todo momento y lugar, nuestra recomendación es no depender nunca del internet.
- Uso de Geo-cercas por tienda: De poco serviría un control de asistencia que obtenga ubicación y hora si no valida que la persona está donde dice estar. Si así fuera, se estaría obligando a revisar manualmente la información de cada visita como la foto o la coordenada en un mapa. Una forma de evitar esta supervisión manual es implementando un sistema que asegure que el check-in solo se puede llevar a cabo cuando realmente se está en el lugar elegido. Es decir, no se debe permitir iniciar una visita a la tienda si no se está realmente en dicha tienda. Esto se puede lograr con el uso de geo-cercas por tienda, es decir, definiendo un perímetro alrededor de cada tienda y que el sistema asegure que se está dentro de dicho perímetro. Recuerda, normalmente las geo-cercas se usan para enviar una alerta cuando se sale de un perímetro definido, nuestra recomendación no va en este sentido. Por el contrario, evita iniciar una visita a menos que se entró en la geo-cerca.
- Uso inteligente de la batería: El sistema GPS consume la batería del dispositivo. Por lo tanto, el uso inteligente del GPS es una prioridad para evitar un consumo innecesario de la pila y así extender su duración. Por ejemplo, la aplicación debe usar alta precisión al momento del check-in o check-out y poca precisión para mostrar tiendas en un mapa. La aplicación no debe hacer uso del GPS siempre que no sea indispensable y se debe evitar el envío en tiempo real de la ubicación 24×7.
- Evita el monitoreo 24×7: En Storecheck sabemos que el control de asistencia debe ser ágil, confiable y efectivo. Para ser efectivo no se requiere monitorear 24hrs al día los 7 días de la semana al personal de campo. Sabemos que a partir de datos confiables de check-in y check-out y por consecuencia tiempos de traslado, obtenemos información suficiente para generar todos los análisis e indicadores necesarios para hacer un control efectivo de la asistencia de promotores. Dar seguimiento al plan de visitas y de la inversión en el personal de campo no requiere información de la ubicación en cada punto del tiempo. Indicadores como la eficiencia de ruta, tiempo en tienda, tiempo en traslado, cumplimiento de ruta, distribución de inversión por formato y región, entre otros, son suficientes para monitorear al personal y optimizar la inversión.
- Grabar Metadatos (Exif*): Como evidencia de las actividades realizadas en el punto de venta se recomienda capturar fotografías. No es la excepción para el control de asistencia. Hoy en día, las fotografías pueden contener información acerca de la ubicación, fecha, hora, cámara utilizada, etc. Complementar con esta información las fotos puede ser útil para importar estas fotos a cualquier biblioteca que pueda leer esta información y así nunca perder de vista la fecha, el lugar y otros atributos útiles de cada fotografía.
- Elimina del dispositivo datos innecesarios: Debes considerar que todas las fotografías y datos capturados en el dispositivo como los de asistencia sean eliminados en cuanto se envían a un sistema central, de esta forma evitas que el usuario los pueda extraer, cambiar o re-utilizar. Una vez confirmada la recepción de estos datos por el sistema central estos se deben eliminar para asegurar que NO se vuelvan a utilizar de forma fraudulenta.
- Bloquea acceso a los datos del dispositivo: El sistema donde se captura la información, incluida la de asistencia, debe bloquear el acceso a los datos escritos por la aplicación, de lo contrario el usuario podría modificarlos o bien sembrarlos de forma indebida. Todos los datos del sistema se deben bloquear e idealmente encriptar para evitar un mal uso de los mismos y garantizar que la información fue generada por el sistema y todos sus candados.
Recuerda que un control de asistencia de personal de campo no se basa en un seguimiento 24×7 de la ubicación, se basa en mecanismos que garanticen información confiable de cada visita, y a partir de allí se generen alertas, indicadores y reportes automáticos para analizar y tomar decisiones informadas sobre tu inversión en el personal y el tiempo dedicado a cada tienda, actividad y geografía.
*Exchangeable image file format
