En un entorno tan cambiante y competido como lo es la industria del Retail y de los productos de consumo, es indispensable evitar el agotamiento, la descatalogación de producto y asegurar el precio correcto. Por ello es preferible determinar el plan de las visitas del personal de campo de forma preventiva en lugar del modelo tradicional que implica un plan de visitas fijo que es ciego a los problemas que enfrenta la tienda y deja a la suerte la atención oportuna de situaciones comunes como son el precio incorrecto, producto no exhibido, pre-agotamientos, entre otros.
Si bien hoy en día las marcas tienen presencia a través de personal de campo, su plan de visitas no está diseñado en función de las necesidades de las tiendas. La mayor parte de los ruteos o planes de trabajo del personal de campo, son un calendario de visitas fijo, definido en función de la geografía, la frecuencia pactada con la cadena, el volumen de venta, o inclusive, basado en el criterio del supervisor o el mismo promotor. Este modelo de trabajo debe evolucionar hacia un modelo en el que las visitas suceden cuando más se requieren, anticipándose a situaciones que pueden ser predecibles gracias a la apertura de las cadenas a la información de ventas o sell out y a la capacidad de las nuevas tecnologías de procesar estos datos a gran velocidad.
Estar en el momento oportuno previniendo, es la diferencia entre lograr el objetivo de venta o ser descatalogado. Dejar estas situaciones para la próxima visita programada no es suficiente. Atender oportunamente representa un verdadero reto para los fabricantes. Sin embargo, las marcas están migrando hacia este nuevo modelo de servicio y adoptarlo hoy se vuelve indispensable.
Este nuevo modelo de servicio se basa en empoderar al promotor con la información necesaria para que pueda revisar al inicio de su jornada qué situaciones se han identificado y con base en ello, pueda determinar el plan de visitas del día. Dicha información es generada por un proceso que analiza diariamente la información de ventas e inventarios llamado “In Stock Analytics”. La información de ventas e inventario, también conocida como Pos Data o Data de sell out, es una radiografía de cada tienda.Tras pasar por un proceso de análisis como el In Stock Analytics permite identificar oportunidades y problemas comunes que suelen no ser evidentes a los ojos de un promotor.
El proceso de In Stock Analytics, evalúa el nivel de inventario en función de la venta y permite identificar de forma preventiva situaciones de agotamiento, pre-agotamiento, sobre inventario, descatalogación, inventario fantasma, precios incorrectos, entre otros. Todas estas situaciones son detectadas de forma automática para poder informar al responsable de la tienda. Basado en el número de oportunidades y el valor de la oportunidad, el promotor deberá decidir a qué tienda le conviene ir primero.
Para implementar el proceso de In Stock Analytics y crear la conexión entre los datos y el personal de campo se deben llevar a cabo los siguientes cuatro pasos:
- Integrar y armonizar los datos de ventas e inventarios Pos Data en una sola base de datos.
- Implementar y configurar el proceso In Stock Analytics.
- Clasificar las oportunidades en críticas y en observación.
- Comunicar de forma automática a cada promotor estas oportunidades.
Hoy en día existen plataformas tecnológicas como Hub que cuentan con las funcionalidades de integrar y armonizar el POS Data de diversos retailers, analizar el nivel de inventarios (In Stock Analytics) y comunicar al personal de campo oportunidades de venta de forma automática evitando la desconexión que existe hoy en día entre quienes ejecutan, el retailer y los fabricantes. En pocas palabras, plataformas como Hub permiten transformar los datos de venta e inventario en acciones concretas a tiempo.
Si bien la fuerza de campo (supervisores, promotores, mercaderistas) es responsable de la tareas de ejecución y suele ser experta en labores relacionadas con acomodo de anaquel, colocación de exhibiciones y materiales de venta, no suelen ser expertos, ni tampoco suelen tener a la mano herramientas e información para predecir problemas de inventario. Incluso, aún cuando ellos están en el piso de venta, es común que pierdan de vista pre-agotamientos o sobre inventarios.
Aprovechando que las cadenas de autoservicio, distribuidores y el retail en general abre cada vez más sus puertas a los datos de venta (POS Data), el análisis preventivo de inventarios, la fuerza de campo y la tecnología pueden aliarse para lograr la ejecución perfecta, atendiendo oportunamente las situaciones, haciendo eficiente y productivo el trabajo en campo y cambiando el modo de trabajar de un modelo reactivo a un modelo preventivo. Poner en manos del personal de campo indicadores que dirijan sus actividades es la tendencia en la ejecución en punto de venta. Implementar estas soluciones hoy puede hacer la diferencia entre lograr o no los resultados de venta, así como ir un paso adelante de la competencia. Asegurar la disponibilidad en el anaquel en el momento, lugar y de la forma correcta es posible.
